Акт об отсутствии работника на рабочем месте – образец, бланк 2023 год

Устраиваясь на работу, новый сотрудник подписывает трудовой договор. Здесь четко прописаны правила, которые он обязуется соблюдать. Нужно понимать, нарушение трудовой дисциплины дает право работодателю уволить сотрудника, расторгнув договор.

Такое наказание может последовать за злостные нарушения, к которым относятся и прогулы. Если сотрудник важен компании, на первый раз наказание может выглядеть в качестве выговора. При систематических прогулах может наступить увольнение.

Если прогулы являются причиной увольнения, их факт должен быть подтвержден документально. Ведь не исключены случаи, при которых уволенный работник обращается в суд. При этом руководству компании приходится доказывать, что для увольнения у него были серьезные основания. Именно поэтому составляется специальный акт об отсутствии работника.

Форма акта отсутствия работника на рабочем месте

Отсутствие обязательной формы вовсе не говорит о том, что составлять документ можно вообще, без каких-либо правил. Это лишь означает, что законом не предусмотрено специального бланка. Однако организации в этих целях разрабатывают и утверждают собственные шаблоны. Кроме этого, акт разрешается оформлять на листе А4. Однако и в этом случае нужно придерживаться определенных правил.

Документ должен иметь два экземпляра. Один из них вручается провинившемуся, второй остается у руководителя. Причем документ подписывается не только работодателем, но и сотрудником, к которому выдвигаются претензии.

Что считается прогулом

По закону прогулом называется отсутствие сотрудника на рабочем месте более четырех часов. Причем начальник об этом не предупреждается. Нет никакой разницы, в какой именно период работник отсутствовал: опоздал утром на четыре часа, ушел с работы, когда до окончания смены оставалось более четырех часов, самовольный отпуск или отгул, неявка на работу. Это все официально считается прогулом, за которым могут последовать серьезные наказания.

(Видео: «Что делать, если работник не приходит и на звонки не отвечает – Елена А. Пономарева»)

Однако прогулом можно назвать только те ситуации, когда нет уважительной причины. Судебной практике известны случаи, при которых работник находится на больничном. Он уверен, что все документы оформлены верно. Но работодатель выявил нарушения в заполнении листа нетрудоспособности. Конечно, в большинстве случаев он связывается с работником, оповещая об ошибке. Однако при этом закон позволяет работодателю считать это прогулом, соответственно, уволить работника за это.

Что не считается прогулом

Существует целый список ситуаций, при которых работник отсутствует по причине, которая считается уважительной. Значит, такое отсутствие прогулами назвать нельзя.

К этим ситуациям относятся:

• Нахождение на больничном;
• Декретный отпуск;
• Отпуск, связанный с учебой или сдачей сессии;
• Сотрудника вызывали в полицию или суд;
• Сдача донорской крови;
• Арест;
• Забастовка;
• Стихийные бедствия, военные действия и другие ситуации, на которые работник не может повлиять;
• Работодатель не выплачивает заработную плату более 15 дней. В этой ситуации он не выполняет свои обязательства. Однако при этом сотрудник обязан предупредить начальство о своем отсутствии.

При этом нужно понимать, работодателю необходимо предъявить официальное подтверждение того, что сотрудник отсутствовал по уважительной причине. Это могут быть повестки, справки, объяснительные. Стоит отметить, к чрезвычайным ситуациям относится поломка водопровода в квартире. Но в том случае, если проводится запланированный ремонт того же водопровода, это уже нельзя считать уважительной причиной отсутствия.

Кто составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Как правило, акт заполняется ответственным сотрудником. Это может быть секретарь, начальник отдела, юрист, работник отдела кадров. Однако нужно понимать, документ, составленный одним человеком, может вызывать определенные сомнения и споры. Именно поэтому, в организации принято создавать специальную группу, которая должна состоять из двух и более человек. Сюда могут входить любые сотрудники компании. Они коллективно подписывают акт, подтверждая факт отсутствия работника.

После заполнения документа, его необходимо предоставить сотруднику для ознакомления. В большинстве случаев он понимает свою вину, поэтому безоговорочно ставит свою подпись в документе. На подписание документ подается и руководителю компании. Именно правильно составленный акт дает управленцу издать приказ, в котором говорится об увольнении.

Особое внимание нужно обратить на сроки составления акта. После обнаружения прогула, документ должен быть составлен в течение месяца. Если акт составить позже этого срока, то он не будет иметь юридической силы.

Когда необходимо составлять акт?

Многие ошибочно полагают, что акт является единственным документом, который позволяет уволить сотрудника. Однако это не совсем так. Можно сказать, в составлении данного документа нет острой необходимости.

Когда работник не предупреждает о том, что будет отсутствовать, необходимая отметка ставится в табеле, который предназначен для учета рабочего времени. Код «НН» свидетельствует о том, что человек не работает по непонятным причинам. В такой ситуации работодателю приходится просто ставить данные отметки, фиксируя отсутствие сотрудника. Эти записи в табеле также могут стать основанием для увольнения. По сути, это документальное доказательство отсутствия работника, значит, его можно использовать при судебных разбирательствах.

Несмотря на то, что Трудовой кодекс не обязывает организации оформлять акт, данный документ все-таки рекомендован. Не исключено, что работник пожелает отстоять свои права в суде. Он может считать, что его увольнение было незаконным. При этом акт будет дополнительным доказательством того, что сотрудник не вышел на работу. Зачастую предприятия самостоятельно определяют, с какой периодичностью данные акты нужно составлять.

Как правильно составить акт об отсутствии работника на рабочем месте в 2023 году

Перед составлением акта нужно постараться выяснить, почему на самом деле работник не вышел. Это позволит понять, достаточно ли оснований для оформления акта и применения соответствующего наказания. К этой ситуации не следует подходить формально. Ведь это может оказаться напрасным. Нередки случаи, когда после оформления этого документа выясняется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Рекомендуется собрать все сведения, полученные в ходе выяснения причины отсутствия. Если у работника уже имелись систематические прогулы, за которые он писал объяснительные, их также можно приложить к акту. Если судебного разбирательства не избежать, вся эта документация пригодится работодателю.

Заполняется акт следующим образом:

• В верхней части указывается название документа. Здесь должна отображаться его суть;
• Отмечается город, в котором организация зарегистрирована;
• Пишется дата составления документа;
• Указываются все члены комиссии, которые будут подтверждать факт прогула. Пишутся ФИО и должности сотрудников;
• Подробная информация о работнике, в отношении которого составляется акт;
• Проставляется дата прогула и время. Если работник отсутствовал в течение определенного времени, указывается промежуток времени, когда сотрудник отсутствовал;
• Указывается, что работник говорит в свое оправдание. Если он не объясняет причину отсутствия, об этом также должно быть указано в документе.

Работодатель имеет право составлять несколько актов. Например, определенный период работник отсутствовал. На этот период составляется акт, который подписывается комиссией. Но выясняется, что и после этого периода сотрудник не вышел на работу. В таких ситуациях нужно еще раз составить акт, придерживаясь тех же правил. При этом количество повторных актов неограниченно.

Образец акта об отсутствии работника на рабочем месте

Что делать, если работник отказывается знакомиться с актом

После оформления документа его нужно предоставить увольняемому сотруднику, чтобы он ознакомился и подписал акт. Но можно столкнуться с проблемой, когда сотрудник не желает это делать. Главная причина таких действий заключается в том, что работник не согласен с увольнением и информацией, указанной в акте. Хотя и в такой ситуации работнику следует подписать документ. Ведь так он подтверждает только то, что ознакомлен с ним. Уже после этого у него имеется право подать судебный иск, чтобы оспорить решение работодателя.

Но практика показывает, сотрудник даже не желает ознакомиться, соответственно, и подписывать документ. В этом случае работодателю необходимо сделать в акте соответствующую отметку. Также рекомендуется направить сотруднику извещение о том, что данный акт был составлен. При судебных разбирательствах такой документ станет дополнительным подтверждением того, что сотрудник был уведомлен о составлении акта.

Скачать образец и бланк акта

• Образец
• Бланк