Акт приема-передачи материальных ценностей работнику – образец, бланк 2023 года

Любые ценности, состоящие на балансе организации, должны храниться под строгим контролем. Для этого специально назначаются сотрудники, которые несут за данное имущество материальную ответственность. Отсюда можно сделать вывод, любое передвижение этих ценностей должно сопровождаться оформлением соответствующей документации. Причем это касается не только тех ситуаций, когда ценности перемещаются между подразделениями. Документированию подлежат ситуации, когда они передаются между работниками. В этом случае происходит смена ответственного лица.

Для чего нужен акт приема-передачи ТМЦ

Все основные средства, состоящие на балансе компании, считаются материальными ценностями. Нередко сотрудники получают специальную технику, запчасти, инструменты, что также является собственностью компании. Это тоже считается передачей имущества, что должно фиксироваться соответствующим актом.

Нередко акт приема-передачи является первичным документом, который необходим для бухгалтерского учета. На его основании делаются соответствующие отметки. Именно таким способом в бухгалтерии ведется учет перемещения ТМЦ не только между сотрудниками, но и между складскими помещениями. В этом документе должно быть точно указано, кто передает объекты, а кто их принимает. Также указываются, характер ценностей, отмечается подробная информация о них.

По сути, этот акт является доказательством того, что работник принял материальные ценности именно в том количестве, которое указано в документе. Если к нему будут предъявляться претензии по недостаче, при помощи акта он сможет снять с себя какие-либо подозрения.

Как показывает практика, многие путают этот документ с актом передачи ТМЦ на хранение. Если необходимо оформить передачу ценностей на хранение между компаниями, оформляется акт по форме МХ-1. В случае перехода ТМЦ между сотрудниками одной организации используется бланк ОП-18. Хотя стоит отметить, сегодня этот бланк не является обязательным. Многие компании на его основе разрабатывают свои фирменные шаблоны.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику

При оформлении этого документа нет необходимости придерживаться каких-то особых требований. Здесь рекомендуется придерживаться общепринятых правил составления документации подобного рода. Сегодня компаниям дозволено самостоятельно разрабатывать фирменные бланки. Хотя многие используют унифицированную форму ОП-18. Этот знакомый всем бланк уже имеет все необходимые графы, которые достаточно заполнить соответствующей информацией.

Сведения можно вносить от руки. Но здесь необходимо обращать особое внимание на разборчивый почерк. Вся информация должна быть не просто достоверной, но и внятной. Необходимо постараться избегать размытых формулировок, но и важные подробности упущены быть не должны. Многие компании выбирают печатный вариант оформления. Но при этом все подписи ответственных лиц должны быть «живыми».

Документ будет считаться правильно оформленным после того, как все ответственные лица проставят здесь свои автографы. После этого материальная ответственность за ценности возлагается на другого сотрудника, который их принял. Теперь именно к нему будут выдвигаться претензии по поводу сохранности имущества. Другими словами можно сказать, все принимаемые ценности работник должен сохранить в том же объеме, в котором их получал.

После оформления документа он направляется в бухгалтерский отдел. Здесь он должен храниться минимум пять лет. Хотя разрешается, чтобы этот срок был увеличен внутренними правилами организации.

Содержание акта

Верхняя часть документа должна иметь так называемую «шапку». Здесь, как и в других официальных документах, пишется его название и суть составления. Также нужно указать дату и место оформления. Далее идет основная часть, которая должна содержать всю важную и подробную информацию.

Она состоит из таких пунктов:

1. Прописывается наименование организации, которая здесь выступает в качестве работодателя.
2. Указываются данные руководителя компании. Нелишним будет отметить, какой именно документ дает право ему занимать эту должность.
3. Дата и город, в котором составлялся документ.
4. Должность, ФИО и другие паспортные данные работника, который передает ценности.
5. Аналогичная информация о сотруднике, который эти ТМЦ принимает. Можно указать не только занимаемую должность, но и место регистрации.
6. Следует упомянуть о документе, на основании которой происходит передача. К примеру, это может быть трудовой договор с принимающим работником. Здесь может указываться, что на него возлагается ответственность за данные ценности. Также это может быть приказ, дополнение к договору и другая документация.
7. Далее перечисляются ТМЦ, у которых меняется ответственное лицо. Здесь указывается инвентаризационный номер, название, стоимость, количество. Чтобы не упустить важные характеристики, данный раздел рекомендуется заполнять при помощи таблицы. Именно так информация считается более удобной для восприятия. И при необходимости можно быстро найти всю необходимую информацию о конкретных ценностях. Большую часть таблицы будут занимать цифровые значения. Их правильному внесению необходимо уделить особое внимание.
8. Под таблицей нужно оставить информацию о том, что представители обеих сторон проверили правильность составления документа. При этом у них не возникло никаких споров и разногласий. По сути, этим пунктом участники данной сделки подтверждают, что одна сторона передала, а другая приняла все указанные материальные ценности.
9. Обычно здесь участие принимают два сотрудника: один передает, другой принимает имущество. Каждая сторона должна получить на руки юридически значимую копию акта. Соответственно, документ оформляется в двух экземплярах.

Немаловажное внимание стоит уделить завершающему этапу оформления документа. Здесь проставляются автографы всех ответственных лиц. По сути, один работник, подписывая документ, подтверждает, что снимает с себя ответственность за материальные ценности. Автограф второго сотрудника говорит о том, что он согласен со всей указанной информацией, и принимает на себя материальную ответственность за указанное имущество. Подписи с расшифровками проставляются исключительно после того, как оба работника тщательно осмотрят передаваемые материальные ценности.

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец