Акт об уничтожении печати и штампа — бланк и образец 2023 года

Многие организации в своей деятельности используют различные штемпельные изделия, за которыми ведется строгий учет. Но при определенных ситуациях возникает необходимость от них избавиться. Нужно понимать, печать нельзя просто так уничтожить. Данный процесс должен сопровождаться определенными действиями, и оформление соответствующего акта считается обязательным.

Форма

Закон не обязывает предприятия использовать в этих целях какой-то специальный бланк. Соответственно, для его оформления подойдет обычный альбомный лист. Хотя некоторые фирмы в своей политике утверждают специально разработанные шаблоны. Обычно к этому прибегают в тех ситуациях, когда приходится часть оформлять подобные документы. Но нужно помнить, независимо от того, в какой форме будет составляться акт, в нем должны присутствовать обязательные данные. К ним относятся:

• дата и место оформления;
• номер, присвоенный внутренним документооборотом;
• название компании;
• сведения о печати, например, что на ней изображено, какая указана информация;
• перечисляются члены комиссии;
• на каком основании происходит уничтожение;
• причина выполнения данной процедуры;
• каким именно способом была уничтожена печать.

Оттиски уничтожаемой продукции должны быть проставлены в акте. При этом ответственные лица должны указать, что после уничтожения печать не является пригодной для дальнейшей эксплуатации.

Зачем уничтожать печати и штампы

Существуют различные причины, при которых печать нужно уничтожить. К наиболее популярным из них относятся:

• механические повреждения;
• естественный износ;
• устаревшая информация;
• реорганизация компании;
• изменение реквизитов компании.

Кроме этого, когда законодательством было разрешено отказаться от использования печатей, многие компании решили воспользоваться данной возможностью. По сути, теперь организации используют штемпельные изделия по своему желанию. Если руководство фирмы считает, что печать больше не нужна, она подлежит уничтожению.

Стоит отметить, в законодательстве нет правил, по которым организации в обязательном порядке должны утилизировать печать. Но нужно понимать, если печать просто выбросить, ею может воспользоваться кто-то другой. Маловероятно, но все-таки присутствует вероятность того, что печать может использоваться злоумышленниками. Поэтому уничтожение является мерой безопасности для любой компании.

Порядок проведения процедуры уничтожения

Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:

• управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
• свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
• назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
• на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
• непосредственное уничтожение печати.

В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию. Также следует оповестить об этом и налоговую службу.

Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь. В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:

• если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
• если материал горящий, печать можно спалить;
• что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.

В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.

Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2023 году

Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть. Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера.

Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить. На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

1. В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
2. Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
3. Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
4. Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
5. Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
6. Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
7. Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
8. Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
9. В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.

После того, как документ полностью оформлен, его должен удостоверить директор. Для этого акт подается ему на подпись. Также заверить может и другой сотрудник, полномочия которого позволяют подписывать документы подобного рода.

Образец

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец

Как и сколько хранить акт об уничтожении печати и штампа

После того, как руководитель подписал документ, он отправляется на хранение к другой аналогичной документации. Находиться он может в бухгалтерском отделе или в архиве. Обычно акт об уничтожении хранится не менее трех лет. Хотя здесь многое зависит от внутреннего положения организации. Руководитель имеет право назначить более длительный срок хранения такого документа. После того, как это время пройдет, акт можно уничтожить.