Акт опечатывания помещения – образец, бланк 2023 года

Существует масса причин, по которым в организации может возникнуть необходимость опечатать какое-либо помещение. Но это не означает, что его просто закрывают на замок. Такая процедура должна сопровождаться оформлением соответствующего акта.

Форма

Для оформления документа разрешается применять свободную форму. Здесь можно использовать обычный лист бумаги формата А4. Также компании разрабатывают и утверждают внутренними правилами фирменный бланк, который уже содержит все необходимые пункты. При желании можно скачать стандартный шаблон на нашем сайте. Здесь достаточно лишь заполнить графы соответствующими сведениями.

Когда нужен

В организациях, где соблюдается особый охранный режим, часто хранятся документы, которые не подлежат разглашению. Кроме документов, на хранении могут находиться различные материальные ценности. Именно в таких ситуациях опечатывание помещения позволит обеспечить максимальную сохранность имущества. Также бывают ситуации, когда арендодатель, опираясь на свои права, опечатывает помещение, чтобы бывший арендатор больше не имел возможности им воспользоваться.

Можно сказать, документ оформляется с целью повышения безопасности. Это будет подтверждением того, что в помещение никто не сможет проникнуть без собственника. Нередко данная процедура используется при судебных разбирательствах, когда объектом спора является именно недвижимость. Если говорить о предприятии, то здесь имеются помещения, в которых хранятся ценные документы, вещи и деньги. Естественно, ответственное лицо заинтересовано в том, чтобы без его ведома никто посторонний не заходил в помещение.

Бывают ситуации, когда какое-то структурное подразделение подвергается тщательной проверке со стороны вышестоящих компаний. Также может проводиться расследование. При этом крайне важно, чтобы в него не вмешивались посторонние. В связи с этим опечатывание помещения используется в качестве меры, которая является дополнительной страховкой.

Что и кем может опечатываться

Существует большое количество различных организаций, которые могут выполнять опечатывание помещений. Здесь все зависит от того, с какой целью выполняется данное мероприятие. Это может быть счетная палата, правоохранительные органы, различные контролирующие структуры. Кроме этого, процедуру могут выполнять сотрудники, которые были наделены соответственными полномочиями со стороны руководителя организации.

Что касается помещений, которые могут подвергаться опечатыванию, они могут абсолютно разными. Обычно это архивы, служебные комнаты, кассы, склады, жилые помещения. Вообще, это могут быть любые помещения, доступ в которые является ограниченным.

Способы опечатывания

Выбор способа опечатывания зависит от конкретной ситуации. Обычно его выбирают ответственные лица, занимающиеся данной процедурой. Если речь идет о помещении, которое является собственностью компании, то способ опечатывания выбирается ее руководителем. Существует несколько способов опечатывания:

1. Применение бумажной печати. Этот вариант является самым распространенным и бюджетным вариантом. Здесь используется небольшая бумажная полоска, на которой должен присутствовать оттиск фирменной печати. Также здесь от руки пишется необходимая информация, проставляется автограф сотрудника, который является ответственным за данное помещение. Полоска размером 50 на 200 мм приклеивается таким образом, чтобы она одновременно держалась на двери и на дверной коробке. Таким образом, открывание двери приведет к повреждению бумаги.
2. Проволока и специальный пломбиратор. Здесь используется специальный оттиск и свинцовая пломба.
3. Еще одним популярным способом является установка пломбы на пластилин. Для этого на дверном косяке необходимо сделать ушко, в которое будет продеваться специальная стальная нить.
4. Шток, который может быть задвижным или откидным. Здесь также используется пластилин. Шток является устройством, при помощи которого пластилину придается специальная форма. Она крепится к двери. Затем она соединяется с косяком при помощи этого штока.
5. Использование пломбировочного скотча. Его можно найти среди типографической продукции. Такие наклейки представлены в разных цветах. При необходимости можно заказать на них специальные надписи.

Какой-то принципиальной разницы в том, какой вариант был выбран, не существует. Ведь все они направлены на предотвращение несанкционированного проникновения в помещение. Основное свойство печати заключается в том, чтобы зафиксировать факт проникновения. Глядя на целую пломбу, ответственный сотрудник будет уверен, что в его отсутствие в помещение никто не заходил.

Подготовка

Нельзя просто установить печать на дверь и считать, что помещение опечатано. Без оформления соответствующей документации опечатывание помещения будет считаться незаконным. На это должны быть определенные основания. Например, если речь идет о компании, ее руководитель сначала должен издать соответствующее распоряжение. В нем должны содержаться все нюансы, которые касаются данной процедуры:

• ФИО ответственных сотрудников;
• период, в течение которого нужно опечатать помещение;
• какой именно вариант пломбы следует использовать;
• причины, по которым возникла данная необходимость;
• описание помещения, которое нужно опечатать.

Хотя без этого приказа можно обойтись. Его может заменить акт, в котором будут указаны все подробности данной процедуры.

Как составить акт опечатывания помещения

Как уже было сказано, этот документ можно оформлять даже на обычном листе бумаги. Хотя более правильным решением будет использование фирменного бланка. Естественно, он должен быть закреплен учетной политикой компании. Несмотря на то, что здесь разрешена свободная форма, необходимо помнить о некоторых правилах. Так, верхняя часть должна содержать «шапку» с важными сведениями. Далее идет основная часть. Завершением является проставление подписей всеми ответственными лицами. Эти пункты являются неизменными. В остальном лица, составляющие документ, могут вносить любые сведения, касающиеся данной процедуры.

При заполнении нужно постараться не допускать ошибок. Определенные неточности могут значительно искажать информацию. Это может стать причиной того, что акт может быть признан недействительным, соответственно, и опечатывание помещения считается незаконным. Хотя при обнаружении опечаток, их можно исправить. Для этого необходимо придерживаться общепринятых правил внесения изменений в официальные документы. Естественно, такое исправление должно быть заверено всеми лицами, причастными к заполнению документа.

Содержание

В «шапке» нужно указать название акта и номер, присвоенный ему внутренним документооборотом. Кроме этого, здесь прописывается дата и город оформления. Затем пишется информация о том, по какой причине выполняется процедура опечатывания. Нужно описать помещение и указать ФИО и должности членов комиссии.

Вообще, ответственный за составление документа сам решает, какие именно сведения здесь нужно указать. Обычно стандартный шаблон имеет такие пункты:

• сведения о членах комиссии;
• адрес, по которому располагается помещение;
• название проверяющего органа, если таковой задействован;
• если документ составляется в ходе какой-то проверки, отмечается, какие нарушения были зафиксированы;
• причины, по которым возникла необходимость опечатывания;
• можно описать материальные ценности, которые хранятся в помещении;
• информация, которая имеется на пломбе;
• подписи всех ответственных лиц, которые принимали участие в процедуре опломбирования.

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец