Достаточно часто совершаются сделки между двумя юридическими лицами. При этом осуществляются определенные расчеты, отображать которые следует в специальном документе. Именно он и называет актом сверки взаиморасчетов, в котором указаны все производимые расчеты за определенный период времени.
Содержание
Стоит отметить, данный документ не является обязательным. И к его оформлению приступают только в том случае, когда обе стороны на это согласны. Однако практика показывает, практически все компании оформляют акт сверки взаиморасчетов. Связано это с тем, что данный документ позволяет быстро понять, какие именно расчеты были произведены, и кто кому остался должен.
Достаточно часто акт сверки составляется в таких ситуациях:
Оформление акта может преследовать разные цели. Если с одним контрагентом оформляется несколько договоров, акт можно составлять сразу на все договоры, или на какой-то отдельный.
Главной целью оформления данного документа является выявление должника. Определяется это при помощи фиксации всех денежных поступлений и расхождений. Если появляются какие-либо разногласия, одна из сторон, на основе этого акта, имеет право подать в суд. Кроме акта, необходимо будет предоставить счет-фактуру, договор или накладную.
Не стоит забывать о сроке исковой давности, который равняется трем годам. Таким образом, обратиться в суд, чтобы взыскать задолженность, можно не позднее этого времени. В связи с этим практически все компании составляют акт сверки ежегодно. Бывают ситуации, когда продавец не обнаружил задолженность в течение трех лет. В этом случае суд ссылается на истечение срока давности, и разрешает должнику не выплачивать долг.
Когда акт сверки подписан должником, то он соглашается со своей задолженностью. Если долг так и не будет выплачен, на его основании можно обратиться в суд, чтобы прервать срок давности. Таким образом, у заявителя еще будет время на взыскание долга.
В акте обязательно нужно указать информацию о договоре, по которому составляется сверка. Также следует отметить товары или услуги, которые являются объектом сделки. Необходимо приложить документы, подтверждающие их стоимость. При отсутствии данных документов акт не будет наделен юридической силой.
Обычно акт составляется за определенный период. Он позволяет считать сумму долгов по кредиту и по дебету. При помощи несложных расчетов выявляется остаток. Если он дебетовый, то должны вам, если кредитовый – должны вы. По сути, здесь нет ничего сложного. Главное тщательно изучить документ, и внимательно произвести расчеты.
Обязательные сроки хранения закон выдвигает преимущественно к первичным документам. Акт сверки взаиморасчетов не относится к таковым. Его составление объясняется деловым оборотом, что не регулируется законодательством. Таким образом, сколько должен храниться данный акт, определяется учетной политикой организации. Другими словами, каждая компания сама определяет, сколько хранить подобные документы.
(Видео: «Как провести сверку взаиморасчетов с контрагентами»)
Как правило, подготовкой и заполнением акта сверки занимаются работники бухгалтерии. Но подписывать документ должен исполнительный орган организации. Именно учредительные документы наделяют такими полномочиями руководителя компании. Естественно, это делается после того, как директор определен уставом организации.
В некоторых ситуациях представлять интересы организации может и бухгалтер. Однако нужно понимать, его должностные обязанности не позволяют подписывать данные документы. Таким образом, если бухгалтер наделяется этими полномочиями, должна быть оформлена соответствующая доверенность или приказ.
Конечно, принято, чтобы акт сверки подписывался обеими сторонами. Хотя порядок подписания и составления оговаривается между сторонами. Имеются ситуации, при которых имеется возможность одностороннего подписания документа. Здесь делается пометка о том, что в течение какого-то количества дней контрагент должен внести коррективы или подписать акт. После этого один экземпляр он должен вернуть обратно. Если документ не будет подписан в указанный срок, даже с одной подписью он будет считаться действительным, а расчеты правильными. Однако юридической силой данный документ будет обладать в том случае, если такая возможность подписания была оговорена между сторонами заранее.
В акте указывается информация не только по расчетам. Здесь необходимо присутствие данных, с помощью которых можно без проблем идентифицировать участников сделки.
Отмечается следующая информация:
Остаток пишется не только цифрами, но и словами. Документ состоит из двух таблиц – по одной для каждой стороны. Однако сторона, которая занимается составлением документа, заполняет только одну таблицу. Вторая заполняется контрагентом, который вносит данные своего учета. Каждая сторона должна прописать долг под своей таблицей. Если стороны вели правильный учет, сумма долга будет одинаковой. Также бывают ситуации, когда долг вообще отсутствует. Об этом нужно сделать соответствующую отметку.
Чтобы акт получил юридическую силу, он должен быть подписан руководителями организаций или сотрудниками, которые имеют соответствующие полномочия. Здесь нужно указать должность ответственного лица и расшифровку его подписи.
Здесь указываются такие данные:
Текст пишется от первого лица во множественном числе. Рекомендуется указывать в письме отдельные пункты, которые обозначаются арабскими цифрами. Как правило, подготовкой акта сверки занимаются работники бухгалтерии. В их обязанности входит и подготовка сопроводительного письма. Хотя это может сделать делопроизводитель, секретарь или другой сотрудник, которому доверены данные полномочия. Такой работник должен понимать важность составления сопроводительного письма. Ведь одной некорректной фразы достаточно, чтобы организация-контрагент отказалась от дальнейшего сотрудничества.
Если после распечатывания сопроводительного письма была обнаружена ошибка, ее можно исправить. Общие правила обязывают перечеркнуть ее одной чертой, и рядом указать верную информацию. Исправление должно быть заверено ответственными сотрудниками, подписи которых должны стоять в документе.
Как уже было сказано, в сопроводительном письме необходимо указать, сколько дней имеется у контрагента на подписание акта. Если с его стороны не последовало никаких действий, можно отправить документы заказным письмом с обязательным уведомлением. Таким образом, если дело дойдет до судебного разбирательства, у составителя акта будет документальное подтверждение того, что он пытался мирно разрешить ситуацию.
Практика показывает, так как составление акта сверки не является обязательным, некоторые организации вообще отказываются от данной процедуры. Однако многие компании уже оценили преимущества составления данного документа.
По законам большинства стран, все люди, проживающие или временно находящиеся на территории государства, должны быть…
Акт обмена становится необходимым посредником в обращении общественных благ, потому что их обращение само по…
В ситуациях, когда нужно официально задокументировать момент передачи ценности с одной стороны к другой составляется…
Любой товар имеет определенную материальную ценность. Соответственно, при его получении ответственное лицо должно убедиться в…
Строительными лесами называют специальные подмосты, которые часто используются на строительных объектах. С их помощью осуществляются…
Любые ценности, состоящие на балансе организации, должны храниться под строгим контролем. Для этого специально назначаются…